Comme tout projet, réussir un événement passe par une bonne préparation. Vous devez en tant qu’organisateur/trice avoir en tête vos objectifs, planifier et surtout prendre en compte tous les paramètres. Qu’il s’agisse d’une occasion professionnelle ou d’une fête, il est essentiel de se servir d’outils précis pour faire passer votre message. Nous vous proposons de découvrir via cet article la meilleure manière de s’y prendre pour réussir l’organisation d’un événement dans la capitale bretonne.

A voir aussi : Auvairniton Bougrire laisse place à Breizh Power sans fracas

Clarifiez les objectifs à atteindre

La première des choses à faire lorsque vous souhaitez organiser un évènement à Rennes est d’identifier vos objectifs. Pourquoi le faites-vous ? Il peut s’agir d’un projet d’entreprise pour attirer plus de clients par exemple ou encore une fête de départ organisée à l’endroit de collègue qui part à la retraite. L’essentiel est d‘avoir des réponses claires à vos questionnements. Cela vous aiderait à savoir qui seront les partenaires dont vous aurez besoin, d’identifier votre cible et comment atteindre vos objectifs.

Planning et budget

Cet exercice vous sera utile jusqu’à la fin de l’organisation de votre événement. Il va en réalité vous aider à gérer les tâches à effectuer à chaque étape de votre organisation. Ces étapes ne sont pas figées, elles sont variées et tiennent compte du type d’événement et aussi du groupe cible. Une fois la liste faite, vous pouvez entamer le processus. Le planning est également le moment où vous devez penser au budget de votre événement. Définir votre budget vous permettra d’avoir une idée claire des dépenses qui vous attendent. Le document du budget est l’élément qui vous aidera dans la prospection de sponsors et partenaires.

A lire en complément : Où sont fabriquées les pizzas Picard ?

Le moment à choisir pour votre évènement

Beaucoup d’organisateurs ne font pas réellement attention à cet aspect. Or, il est essentiel de bien choisir le lieu, la date et l’heure de l’événement. Si votre manifestation est professionnelle et que vous avez des concurrents, il est essentiel de vous renseigner ce qu’ils organisent. En effet, s’ils ont la même cible que vous, il est essentiel de choisir une date différente des leurs.

Il faut surveiller aussi les autres événements qui intéressent votre groupe cible. Encore plus s’il s’agit d’événement d’envergure. Prenez en compte aussi les événements comme un match de football important au stade rennais ou un match d’envergure nationale, par exemple, des événements politiques ou des événements locaux marquants comme le SPACE, les TransMusicales, qui pourraient avoir une répercussion sur la disponibilité des hébergements autour de Rennes. Choisissez un moment hors des heures de pointes. Votre cible pourrait se décourager et décider de ne plus être présent.

https://www.youtube.com/watch?v=24dpEhBfvJ8

Le choix du lieu

Il est important de faire un bon choix du lieu où l’événement se produira. Il doit être agréable, beau et surtout accueillant. Aussi, la facilité d’accès (la Maison des Associations à proximité de la gare, par exemple), l’originalité du lieu, l’accès à la restauration sont des éléments essentiels dont il faut tenir compte avant de valider le lieu. La capacité de la salle ou de l’espace doit correspondre au nombre de personnes prévues. Pour vous aider à avoir une idée, considérez un mètre carré par personne en mode cocktail debout. Lors de la recherche du lieu, les responsables en diront plus sur la capacité de leur salle.

Les activités à proposer au cours de l’évènement

Au cours de votre événement quel qu’il soit, il est intéressant de prévoir des animations ludiques. Qu’il s’agisse d’un séminaire d’entreprise, d’un pot de départ ou d’une fête d’école, vous pouvez inclure des activités conviviales qui sauront mettre de l’ambiance pour un moment de détente.

Pour une fête d’école par exemple, vous pourriez opter pour le kart à pédales pour enfant. Un simulateur de Formule 1 qui permet aux enfants d’expérimenter la conduite de façon ludique. Vous pourriez aussi penser à un baby-foot de bar géant idéal pour une fête d’adultes. Si vous souhaitez ajouter une touche ludique à l’organisation de votre événement à Rennes, Happy Game saura vous accompagner du début jusqu’à la fin de la réalisation de votre animation.

Une forte communication

Il vous faut mettre en place une bonne stratégie de communication afin que votre événement soit réellement connu du public et surtout de votre cible. Vous devez identifier les outils de communication qui sauront vous rapprocher de votre cible.  Pensez à l’affichage dans les lieux stratégiques, la presse, les réseaux sociaux. Selon votre budget, vous pourriez aller plus loin et vous rendre à la presse locale rennaise.

Prenez soin de vos invités

Vos invités ou participants doivent se sentir à l’aise, la réussite de votre événement en dépend. Pour cela, n’oubliez pas les infrastructures comme les points d’eau, les toilettes, l’espace dédié à la restauration, la facilité d’échange. Ils doivent se mouvoir et ne pas se retrouver dans de longues files d’attente.

Briefer votre équipe sur tous les détails afin qu’ils puissent les respecter le jour J. Vos dernières communications avec vos invités sont tout aussi importantes. N’hésitez pas à rappeler le lieu, l’heure et les informations clés de la séance. Ils constituent en quelque sorte un rappel pour eux. Tous ces détails feront la différence et vous aidera à réussir votre projet.

En respectant tous ces points, votre événement serait réussi à coup sûr. Mettez un point d’honneur à tout mettre sur votre planning et à le suivre à la lettre.